Les entreprises font partie des organisations qui gèrent plus de courriers dans le monde en raison des différents partenariats qu’elles construisent. La gestion des courriers n’est pas une tâche si aisée. Elle nécessite non seulement du temps, mais surtout une très bonne organisation. Voici quelques astuces indispensables pour mieux organiser la gestion de tout courrier entrant et sortant.
Gestion du courrier entrant et sortant : de quoi s’agit-il ?
La gestion du courrier entrant et sortant renvoie à l’ensemble des tâches et processus consistant à traiter des courriers administratifs. Ce traitement prend en compte plusieurs étapes qui concourent toutes à un même but. Les pièces entrant dans le cadre du traitement des courriers concernent généralement :
- les factures ;
- les contrats ;
- les autres documents légaux.
De même, il existe trois techniques de gestion de courriers administratifs. Mais quelle que soit la technique considérée, il faut nécessairement un certain nombre de sacrifices. C’est pour cela qu’il est de plus en plus conseillé de confier ces tâches à un spécialiste en traitement de courriers administratifs. Toutefois, pour éviter des pièges, il faudrait choisir une société expérimentée et rapide comme ESAT LES ATELIERS DE LA NACELLE en Essonne.
Comment gérer le courrier entrant et sortant ?
Les courriers entrants et sortants sont des éléments clés dans la gestion quotidienne de toute entreprise. Ils peuvent être gérés à l’interne, à travers les solutions digitales et technologiques, ou encore par externalisation.
Gestion du courrier en interne de l’entreprise
C’est la solution idéale pour les petites entreprises dans lesquelles le courrier ne prend pas une place si importante. L’entreprise n’emploie pas une personne ou une société à temps plein pour traiter le courrier. Il suffit simplement d’attribuer aux salariés de différents services, la tâche de gérer les courriers entrant et sortant.
Pour gérer efficacement les courriers en interne, il faut disposer d’une excellente organisation de temps. La gestion du courrier en interne inclut quatre grands points :
- La réception des courriers entrants ;
- Le tri des courriers entrant et sortant ;
- Le traitement des courriers entrants et sortants ;
- La rédaction, la mise sous pli et le renvoi des courriers sortants ;
- Le classement des courriers entrants et sortants.
Gestion du courrier grâce aux solutions digitales et technologiques
Une autre technique pour gérer efficacement les courriers entrants et sortants est le recours au digital ou à la technologie. C’est un excellent moyen pour accélérer le traitement des courriers entrants et sortants d’une entreprise. Cette technique peut être utilisée à l’interne par un professionnel spécialisé ou même à l’externe.
En ce qui concerne le courrier entrant, il est scanné et transmis automatiquement au destinataire. Après avoir lu le courrier, ce dernier l’archive. Le courrier sortant est rédigé, mis sous pli fermé, et expédié. L’expédition se réalise de façon automatique et dématérialisée. En plus du traitement délicat des courriers, la solution digitalisée offre d’autres avantages essentiels à savoir, voire indispensables.
Externalisation du traitement des courriers
L’externalisation du traitement du courrier d’une entreprise consiste à déléguer cette tâche à un prestataire de services expert. Cette solution est idéale pour les entreprises dans lesquelles les courriers entrants et sortants prennent une place importante.
Il s’agit donc d’une avantageuse disposition à prendre. Confier cette tâche à un prestataire externe permet d’assurer une gestion efficace et optimisée des flux de l’entreprise. L’externalisation des courriers permet ainsi de :
- Raccourcir les délais de réponse ;
- Réduire les coûts de traitement ;
- Supprimer les étapes intermédiaires et chronophages.
Pour bénéficier amplement des avantages de l’externalisation, il y a des conseils utiles qu’il faut scrupuleusement suivre. L’externalisation permet donc de traiter l’information de chaque courrier et de procéder à sa classification par des solutions (logiciels ou archivage). Avec l’externalisation, l’entreprise réalise un gain en temps et en productivité.
