Beaucoup d’entrepreneurs perdent une partie de leurs temps à traiter des paperasses administratives et à gérer la comptabilité. Cela diminue leur productivité et aussi les gains de l’entreprise. Mais cette situation peut être réglée en optant pour un secrétariat externalisé. Découvrez dans cet article pourquoi opter pour un secrétariat externalisé et comment cela permet d’augmenter votre productivité.
Secrétariat externalisé : de quoi s’agit-il ?
Le secrétariat externalisé est de plus en plus répandu en France. C’est un métier qui consiste à confier une partie ou la totalité de son secrétariat ou de ses tâches administratives à une entreprise tierce. Il s’agit en quelque sorte d’une sous-traitance des activités sans valeur ajoutée dans l’entreprise à un prestataire externe. Ce métier a fait ses débuts dans le secteur de la permanence téléphonique et de la transcription. Le secrétariat externalisé propose de nombreux services tels que la prise de rendez-vous, la permanence téléphonique, le traitement de courrier, la relance des impayés et aussi l’organisation des évènements.
Secrétariat externalisé : pourquoi externaliser le secrétariat de votre entreprise ?
La gestion administrative, les saisies informatiques répétitives et l’accueil téléphonique sont autant d’activités chronophages indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. Plusieurs raisons peuvent vous amener à externaliser votre secrétariat.
Le secrétariat externalisé vous permet de maîtriser votre budget
Externaliser votre secrétariat vous permet de maîtriser et de diminuer votre budget. En effet, les prestataires de services proposent des offres modulables en fonctions de vos besoins et du travail à fournir. Vous pouvez donc éliminer les charges sociales et les frais de gestion. Le secrétariat externalisé est économe, car la prestation est facturée uniquement pour le service rendu.
Vous bénéficiez d’une offre plus large de compétences
Externaliser votre secrétariat vous permet de bénéficier d’un large éventail de compétence variée comme la relance des impayés, le suivi de la trésorerie et la permanence téléphonique. Cette option vous offre l’occasion d’avoir accès à des compétences plus techniques comme la maîtrise des outils technologiques, le télémarketing, l’e-mailing ou même le développement de votre entreprise sur les réseaux sociaux. Cette prise en charge rapide et efficace permet de gagner en productivité et vous offre la flexibilité dans votre activité. Un secrétariat externalisé permet de réaliser des économies de fonctionnement, de déplacement et aussi d’investissement. Un secrétaire externe peut vous aider à développer votre image de marque en fournissant une prestation de qualité. Notez que la chose la plus importante est la confiance qui existe entre vous et le prestataire. Lorsque vous aurez développé une relation de confiance avec votre prestataire, vous pourrez vaquer tranquillement à vos occupations.
Secrétariat externalisé : comment bien le choisir ?
Il est important de bien choisir son prestataire pour une collaboration solide et pérenne. Vous devez savoir que le secteur du secrétariat externalisé n’est soumis à aucune réglementation. Ainsi, vous devez faire plusieurs devis et lire attentivement les conditions générales de ventes. Vous pouvez également demander à rencontrer votre assistant administratif avant de signer le contrat. Cela vous permettra de cerner sa personnalité et ses compétences. Notez qu’il est important de respecter les délais de travail pour vos missions de secrétariat.
Secrétariat externalisé : pour quels tarifs ?
Le tarif horaire d’une entreprise de secrétariat externalisé se situe entre 30 et 50 euros l’heure. Comptez entre 200 et 350 euros TTC pour une journée de 7 heures. Vous devez avoir à l’esprit que le coût moyen d’une prestation en secrétariat varie en fonction du type de travail et aussi de l’urgence de la demande. Si vous voulez que votre secrétaire externe travaille depuis votre site, vous devez payer en conséquence. Le prix sera beaucoup plus élevé, car vous devez ajouter les frais de déplacement.
Conclusion
Faire recours à un secrétariat externalisé permet de vous focaliser sur des tâches plus importantes. C’est une occasion rêvée pour réduire vos coûts.
