Si vous êtes médecin, nombreuses sont les solutions qui peuvent vous aider dans la gestion des appels de vos patients. Parmi celles-ci figure le télésecrétariat médical. Cette option est délicate, car elle met en jeu la réputation de votre cabinet. Voici donc les critères sur lesquels vous devez vous baser pour faire un bon choix.
Vos besoins
Pour choisir votre télésecrétaire médical (e), vous devez tout d’abord définir vos besoins. Listez les diverses tâches que vous désirez lui attribuer :
- répondre aux appels,
- gérer votre agenda,
- rappeler les patients,
- mettre votre fichier à jour,
- prendre en charge vos tâches administratives, etc.
Selon votre manière de travailler, vous avez la possibilité de confier l’intégralité ou une partie de ces tâches au télésecrétaire médical. Vous devez donc considérer la flexibilité du service de télésecrétariat qui doit pouvoir vous proposer une formule adaptée à vos besoins. Avez-vous besoin d’un télésecrétaire :
- pouvant travailler en votre absence, durant les jours fériés ?
- disponible 24 h/24, uniquement en journée, en week-end, etc. ?
- offrant ses prestations à temps plein ou à temps partiel ?
- capable de s’adapter à un évènement imprévu ? etc.
Toutes ces questions vous permettront de déterminer précisément vos besoins et par conséquent de choisir un service adéquat.
L’expertise du prestataire
Il vous faut une personne toujours apte à comprendre vos besoins en tant que médecin. Choisissez donc un télésecrétaire spécialisé dans le secteur de la santé afin de vous assurer que vos clients bénéficieront d’un suivi de qualité. Veillez à ce qu’il maitrise le jargon que vous utilisez et les contraintes relatives au domaine médical.
La taille de la structure
Lors de vos recherches du service de télésecrétaire médical, vous aurez 3 options en termes de types de structure.
- Le secrétaire médical indépendant : il travaille avec trois ou quatre médecins et connait très bien leur patientèle. Il est en mesure d’appliquer rigoureusement les directives de chacun d’eux.
- Le grand call-center : elle possède une immense capacité de réponse et des horaires plus larges, car elle compte plus d’employés.
- La petite agence locale : elle emploie environ dix télésecrétaires médicaux et est capable de conseiller et d’orienter les patients.
Le temps du décroché téléphonique et la qualité de la réponse
Il est important que votre prestataire à distance soit avant tout réactif. L’idéal est qu’il ne doit pas laisser le téléphone sonner plus de 3 fois avant de prendre l’appel. Notez que le fait de confier votre secrétariat à un prestataire extérieur peut avoir des répercussions gravissimes sur l’activité de votre cabinet.
Vous devez aussi considérer l’aptitude du secrétaire externe à faire suivre vos directives selon la situation. Il doit pouvoir dire « non » aux patients qui insistent trop. Ainsi, vous n’aurez pas à répondre à un grand nombre d’appels non urgents. La qualité de réponse de votre télésecrétaire médicale est donc importante, de même que sa bonne organisation.
Le tarif du service de télésecrétariat médical
La plupart du temps, le secrétaire à distance applique des tarifs qui varient en fonction du volume d’appels qu’ils prennent en charge. Pendant que certains proposent une facturation par appel, d’autres présentent des offres forfaitaires.
Les prix par appel sont à privilégier pour une externalisation partielle ou quand vous n’avez pas un grand nombre d’appels entrants. Par contre, choisissez le forfait si vous disposez d’un très grand volume d’appels.
Cependant, sachez que l’idéal est d’engager une agence qui présente une solution adaptée à votre consommation. Si vous optez pour les prix à l’appel alors que le nombre d’appels que vous recevez augmente de jour en jour, le montant à payer peut vite s’élever.
En définitive, pour choisir un service de télésecrétariat médical, vous devez vous appuyer sur vos besoins, l’expertise et la taille de la structure, le temps du décroché téléphonique, la qualité de la réponse et le e tarif.
