Une mission d’audit en entreprise se déroule en général en 4 phases, dont la préparation, la réalisation, la conclusion et le suivi. Elles s’étalent sur 6 étapes que nous allons détailler dans cet article.
Étape 1 : accepter la mission d’audit
Cette étape vient avant même de s’intéresser au sujet à auditer et de fixer les objectifs du contrôle interne en entreprise. Il faut se poser la question : l’auditeur désigné est-il réellement apte à mener à bien la mission qui lui est confiée ? Il est le seul à pouvoir y répondre, en faisant preuve de bonne foi sur ses compétences et ses moyens. Si la réponse est oui, la signature d’un contrat entre l’auditeur et son client (l’entreprise) concrétise l’acceptation de la mission. Les droits et les devoirs de chaque partie sont décrits dans la lettre de mission. Elle définit aussi le travail à réaliser, la durée d’exécution, les moyens à mettre en œuvre ainsi que l’objectif précis de la mission.
Étape 2 : orienter et planifier les travaux
Ce n’est que dans cette étape qu’il faut préparer la mission d’audit. L’auditeur commence par choisir la méthode la plus appropriée et à fixer les objectifs du contrôle interne. Il va aussi s’intéresser de près à l’entreprise en vue d’identifier les éléments sur lesquels il va axer ses travaux, tout en se basant sur le référentiel applicable. La nature et le calendrier des travaux sont à spécifier dans le plan de mission d’audit dans cette phase de préparation.
Étape 3 : apprécier le contrôle interne
Avant la réalisation proprement dite de la mission d’audit, il faut, au préalable, mettre en exergue les points forts et les points à améliorer dans les procédures. Cette étape est décisive pour l’auditeur et l’entité auditée, puisque c’est l’occasion de discuter des éventuelles défaillances, afin de faire des recommandations en vue d’une amélioration. À ce stade, l’auditeur a une idée plus détaillée du programme de contrôle à réaliser dans l’entreprise en question.
Étape 4 : effectuer un contrôle direct
Dans la phase de réalisation de sa mission, l’auditeur est amené à :
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- faire des observations,
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- envoyer des questionnaires,
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- s’entretenir directement avec certains responsables,
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- réaliser des inventaires physiques, des analyses de bases de données et bien d’autres méthodes de contrôle.
Dans le cadre du contrôle direct des comptes, par exemple, il va comparer les chiffres existants avec des éléments de justification convaincants.
L’observation physique consiste à constater de visu l’existence d’éléments comptabilisés.
Il faut aussi constituer une preuve externe, dont la confirmation auprès d’un tiers ayant connaissance des informations de soldes de l’entreprise auditée.
L’auditeur examine également de près les documents reçus ou créés par l’entreprise. Il peut s’agir de factures, de contrats ou d’autres dossiers justifiant une transaction ou une procédure.
Une analyse en profondeur permet alors de vérifier si les chiffres des comptes correspondent aux éléments réellement comptabilisés, à l’activité de l’entreprise auditée et ses prévisions.
Étape 5 : réaliser le rapport d’audit
Les résultats de l’audit sont à présenter de manière ordonnée dans un rapport. Il détaille les défaillances constatées et les recommandations y afférentes. Le rapport est alors un support de communication transmis par l’auditeur au responsable de l’entreprise ayant fait l’objet d’un contrôle. L’équipe managériale commente le rapport, émet son avis et discute avec l’auditeur des recommandations par rapport à l’optimisation d’un ou des systèmes constatés défaillants. Cette réunion permet de se mettre en accord sur les actions à mettre en œuvre.
Étape 6 : assurer la mise en œuvre des mesures recommandées
La mission d’audit en entreprise ne s’arrête pas aux recommandations. L’auditeur doit s’assurer que les suggestions d’amélioration des procédures sont vraiment prises en compte.
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