Le tableau de bord de gestion budgétaire ou simplement tableau de bord est un outil indispensable pour une entreprise. Il aide à piloter et à évaluer l’organisation d’une entreprise vis-à-vis des événements passés et ceux qu’il prévoit à l’avenir. L’évaluation du niveau de performance de la gestion d’une entreprise est donc son but principal. Vous aimerez connaître les étapes ou les démarches à suivre pour élaborer un tableau de bord de gestion ? Découvrez-les ci-dessous.
Déterminez les objectifs du tableau de bord
Pour que les utilisateurs de votre tableau de bord, notamment les experts comptables, puissent s’y retrouver, menez une étude en amont afin de déterminer leurs différents besoins. Cette étape vous permettra de structurer le dashboard. Voici les points essentiels à tenir compte :
- L’utilité : avant d’élaborer votre tableau de bord, assurez-vous de connaître la raison qui vous pousse à le faire ;
- Les utilisateurs : sachez dès le départ si les utilisateurs sont des débutants ou des habitués. Dans certains services, vous n’aurez pas besoin de trop de barres de tâches, tandis que pour le service de comptabilité, par exemple, ce sera le contraire ;
- La période d’utilisation : elle permet de déterminer le temps d’élaboration du tableau de bord ;
- La forme : la forme du contenu (les images, les couleurs, etc.).
Dans cette étape également, il faut connaître l’étendu de l’analyse à effectuer :
- Le long terme : pour pouvoir décliner la stratégie de l’entreprise en une série d’indicateurs. Le tableau de bord, dans ce cas sera employé par l’expert comptable pour mesurer la performance de l’entreprise ;
- Le moyen terme : pour établir le bilan de l’entreprise concernant l’efficacité des actions et les résultats obtenus ;
- Le court terme : pour faire le suivi des stocks, du nombre de clients prospectés, les budgets utilisés s’ils sont conformes aux normes et aux bénéfices de l’entreprise. Dans certains cas, le tableau de bord permet également de déterminer si la domiciliation de l’entreprise est rentable ou non.
Choisissez les indicateurs
On distingue plusieurs indicateurs tels que :
- Les indicateurs d’activité : qui mesurent la quantité vendue et les références en stock. Ils assurent l’évaluation des opérations réalisées ;
- Les indicateurs de performance ou de résultats : qui vérifient si les objectifs sont atteints et assurent l’optimisation des ressources ;
- Les indicateurs de pilotage : il faut tout d’abord établir la liste de tous les plans d’actions décidés. Votre choix se fera ensuite en fonction des tâches qui ont été réalisées, planifiées.
- Les indicateurs financiers : ils assurent le retour sur investissement et appuient dans la prise des décisions.
Structurez le tableau de bord
L’organisation d’un tableau de bord concerne surtout les indicateurs :
- Regroupez-les ;
- Placez-les par ordre hiérarchique afin d’évaluer les performances de vente ;
- Reliez-les pour qu’il y ait interaction entre eux.
Mettez à jour
Cette étape dépend de l’activité de l’entreprise. Si vous vous chargez du suivi des stocks, vous devez effectuer un inventaire journalier pour éviter une rupture de ces derniers. Donc la périodicité la plus stratégique consiste en une mise à jour trimestrielle ou annuelle.
Mesurez les écarts
Le plus pratique est d’effectuer un tableau contenant :
- L’historique ;
- Les prévisions ;
- Les résultats réels déjà obtenus durant cette période ;
- Les écarts constatés et observés ;
- Les dispositions à prendre par rapport à ces écarts.
Définissez la solution technique
Vous avez un large choix de logiciels de gestion comptable à votre disposition.
Parmi eux :
- le tableau Excel ;
- Le service spécialisé SaaS en ligne ;
- Un logiciel de gestion (Sage par exemple) ;
- Un outil de reporting interne appartenant à votre entreprise. En cas de besoin, n’hésitez pas à contacter l’entreprise COMEX, un expert dans le domaine de la comptabilité.
